rozmowa biznesowa
busines call

Coraz więcej firm nagrywa rozmowy telefoniczne ze swoimi kontrahentami. Od kilku lat, w Polsce podczas takiej rozmowy, można zawrzeć umowę i będzie ona zgodna z prawem. Ponieważ została zawarta zdalnie, więc przysługuje nam również możliwość odstąpienia od niej, w terminie 14 dni (dotyczy wyłącznie konsumentów). Nagranie z rozmowy działa jako ochrona nie tylko interesu firmy, ale również klienta, który otrzymał np. produkt niezgodny z zamówieniem telefonicznym. Sama również kiedyś znalazłam się w takiej sytuacji, że w rozmowie telefonicznej zostałam zapewniona o posiadaniu pewnej usługi, której jak się okazało nie wykupiłam – dzięki nagraniu mojej rozmowy z konsultantem została mi anulowana opłata w wysokości blisko 100 złotych.

Funkcja nagrywania rozmów telefonicznych prowadzonych ze służbowych numerów, jest z pewnością bardzo przydatna. Dlatego też w naszej wirtualnej centrali Telecube jest ona dostępna. Korzystając z nagrywania rozmów, należy mieć świadomość aspektów prawnych z tym związanych.

Czy muszę informować klientów o tym, że nagrywam rozmowy?

Co się tyczy samego faktu nagrywania rozmowy to nie musimy o tym informować rozmówcy. Jednakże głos naszego klienta, może być traktowany jako jego dana osobowa, a więc zgodnie z przepisami prawa podlega ochronie. Jeśli dochodzi do przetwarzania danych osobowych to będzie wymagane spełnienie obowiązków przewidzianych w ustawie dotyczącej ochrony tychże danych, w tym obowiązku poinformowania o fakcie przetwarzania danych, osób, które nam swoje dane pozostawiają. 

Czy potrzebuję zgody rozmówcy na nagrywanie rozmowy?

Jeśli potraktujemy głos jako wspominaną powyżej daną osobową będziemy musieli o fakcie nagrywania poinformować klientów i uzyskać ich zgodę na pozostawienie swojego głosu w naszej firmie – tak samo jak w przypadku każdej innej danej jak np. numeru telefonu czy adresu. 

Ponadto Sąd Apelacyjny w Poznaniu orzekł, iż podstępne nagranie prywatnej rozmowy godzi w konstytucyjną zasadę swobody i ochrony komunikowania się (wyrok z dnia 10 stycznia 2008 r., sygn. akt I ACa 1057/07, OSA 2009 nr 11, poz. 35, str. 56), odnosząc się jednocześnie do  art. 49 Konstytucji, który zapewnia wolność i tajemnicę komunikowania się. Ograniczenie wolności i tajemnicy komunikowania się może nastąpić jedynie w przypadkach określonych w ustawie i w sposób w niej określony.

Jako firma przetwarzająca dane osobowe jesteśmy zobligowani poinformować naszych klientów (w tym potencjalnych) o tym, że przechowujemy i nawet potencjalnie będziemy chcieli wykorzystywać zebrane dane. W przypadku osób fizycznych nie ma takiego wymogu.

Czy warto nagrywać rozmowy?

Naszym zdaniem warto, dla wspominanego na samym początku bezpieczeństwa interesów zarówno naszego, jak i klienta, by zawsze można było wrócić do rozmowy i rozstrzygnąć spory bez konieczności oddawania sprawy np. do sądu. Nagranie rozmowy telefonicznej może zastąpić w tym zakresie papier i stwierdzenie „czarno na białym”.

źródła:
mojafirma.infor.pl
niebezpiecznik.pl 
przykawieoprawie.blogspot.pl

autor zdjęcia: Andrew Wippler